予定表を「共有して終わり」にしない
予定が複数のチャットや紙に分かれると、練習場所の変更を見落としたり、参加人数を当日まで把握できなかったりします。月間予定を一か所で確認し、各予定に対する出欠を記録する流れを決めると、コーチとチーム担当者が同じ情報を見て準備できます。
BoardStrategistのチーム管理機能には、練習・試合の予定を登録するカレンダーと、チーム内の出欠を扱う機能があります。この記事はその機能を使う場合にも、紙や共有カレンダーで運営する場合にも応用できる編集上の手順です。
最初に月全体の山場を置く
月初めに試合、会場の利用可能日、学校行事など確定した予定を先に並べ、その間に練習日を置きます。遠征や大会の準備が重なる週を早めに見つけ、休養や移動の時間も含めて無理がないかを確認します。未確定の予定は確定済みと区別して記録し、担当者と確認時期を決めます。
- 確定情報：日付、開始・終了時刻、会場など、主催者から確定連絡があるもの。
- 仮予定：会場抽選待ちなど、確定していない条件が残るもの。
- 確認事項：集合時刻や持ち物など、チームで別途決める情報。
アプリの予定欄に専用項目がない情報は、チームで決めた方法に沿って別に共有してください。予定機能に通知や保護者連絡が含まれるとは限らないため、連絡手段は既存の運用を明示します。
予定を登録するときの共通ルール
イベント名は「練習」「練習試合」のように内容が分かる語から始め、似た予定を見分けられるようにします。日付・時刻・場所を入力できる項目がある場合は、主催者や施設の正式案内と照合して登録します。チーム内で詳細情報の置き場所を一つ決め、担当者が変わっても探し方が変わらないようにします。
- 主催者または会場から届いた確定案内を確認する。
- チームカレンダーに予定を登録し、入力内容を原案と照合する。
- チームの標準連絡手段で予定を共有し、必要な返答期限を伝える。
- 変更があったときは、カレンダー更新と連絡の両方を行う。
出欠を準備に結び付ける
出欠の回答はチームで普段使う連絡手段で集め、管理者がその内容をカレンダーへ記録する運用にします。アプリ内でメンバーが回答して同期する仕組みを前提にせず、未回答者への確認もチームの既存の連絡手段で行います。回答期限は、練習メニューや試合の移動手段を決めるのに間に合う時点にします。期限後に未回答があれば、決めてある連絡手段で確認します。「未回答」を欠席と決めつけず、確認中として扱うことが大切です。回答の変化が分かるよう、最終確認の担当者と時点もチームでそろえます。
人数が分かったら、必要な練習人数や役割分担を見直します。個人の事情や欠席理由は必要以上に集めず、閲覧できる人を限定し、公開の場で共有しないようにします。
毎週の確認は短く固定する
週の始めに直近の予定と未回答を確認し、週の終わりに翌週の変更を確認するなど、担当者が見直す時点を決めます。会場変更・中止など重要な変更は、カレンダーを直すだけで済ませず、通常の連絡方法で対象者に知らせます。連絡後は、最新の予定がどれか分かる状態にします。
- 次の練習と試合の日時・会場を原案と照合する。
- 未回答や人数の変化を確認し、準備に反映する。
- 変更を共有したか、必要な担当者が把握したかを確かめる。
チームカレンダー機能を使うとき
BoardStrategistの公式機能ページでは、練習・試合予定を登録するカレンダーと出欠管理が案内されています。本体の買い切り（¥1,000）にはマイチーム1つ分が含まれ、BoardStrategist Proでは複数のマイチームを管理できます。利用条件や現在の提供内容は公式機能ページと料金ページで確認してください。予定登録・出欠と、保護者への一斉通知や自動リマインダーは別の機能なので、必要な連絡はチームの既存手段で補います。
よくある質問
予定だけ登録して出欠は別で取ってもよい？ はい。重要なのは、予定の正本と回答の確認方法をチームで決め、担当者が把握できることです。
変更や中止はカレンダーを更新すれば十分？ 見落としを防ぐため、カレンダー更新に加えて通常の連絡手段でも知らせる運用が安全です。
複数チームの予定も管理できる？ 買い切りの本体ではマイチーム1つ分、BoardStrategist Proでは複数のマイチームを管理できます。最新条件は料金ページを確認してください。
参考資料
- BoardStrategist「機能」（チームカレンダー・出欠管理の案内）
- BoardStrategist「料金」（プランの最新条件）